“KAĞITSIZ ODA, KESİNTİSİZ HİZMET”

Aliağa Ticaret Odası’nın (ALTO) bilgi sistemi İzmir Kalkınma Ajansı (İZKA) ile geliştirilecek. İZKA’nın ‘Bilgi Toplumuna Dönüşüm ve Bilgi İletişim Teknolojileri Mali Destek Programı’ kapsamında 162 bin liralık destek alan ALTO’da “Kağıtsız Oda Kesintisiz” hizmet projesi başladı. Aliağa Ticaret Odası Yönetim Kurulu Başkanı Adnan Saka, Projeyle üyelerinin bilgiye daha hızlı erişim sağlayacağını ve üyelerine etkin hizmet sunma standartlarını daha yukarı çekeceklerini söyledi.

 Dijital arşiv oluşturulacak

Aliağa Ticaret Odası’nın ‘Kağıtsız Oda Kesintisiz Hizmet Projesi’ açılış toplantısı ALTO’da gerçekleştirildi. ALTO Yönetim Kurulu Başkanı Adnan Saka, Yönetim Kurulu Başkan Vekili Hamdi Erdem, Yönetim Kurulu Üyeleri Uğur Akyıldız, Şenol Dönmez ve Kamer Karaman ile Genel Sekreter Takdir Yarış’ın katıldığı toplantıda İZKA’dan alınan 162 bin liralık destekle ALTO arşivinin dijital ortamda saklanacağı ve oluşturulacak e-hizmetler ile üyelerin istedikleri evrak ve bilgilere online erişim sağlayacağı açıklandı.

Üyelere hizmette dijital ortama geçilecek

ALTO Başkanı Adnan Saka, ‘Kağıtsız Oda Kesintisiz Hizmet’ projesi kapsamında Üye Profil Araştırması, Üyelere Yönelik Ticaret Portalı, E-Bülten hizmeti, Dijital Arşiv Uygulaması, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), E-Belge ve E-Hizmetler ile Medya Takip Sistemi uygulamalarını hayata geçireceklerini ifade etti.

İnteraktif uygulamalarla zaman ve maddi tasarruf sağlanacak

Proje kapsamında yaklaşık 150 bin sayfa belgenin dijital ortama aktarılmasıyla kağıt, zaman ve emek tasarrufu sağlayacaklarını kaydeden Saka, “ Oda arşivi ve sahip olduğumuz veriler dijital ortama aktarılacak ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’ye geçilerek yürütülen işler daha verimli şekilde takip edilecek ve hizmetlerimiz hızlanacak. Bu sayede dokümanların kâğıda basılması, kopyalanması, dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerinde harcanan emek, zaman ve masrafların en aza indirgenmesi, kağıtsız ofis ortamı oluşturulması, arşiv güvenliğinin sağlanması ve üyelere sunulan hizmetlerin hızlanması sağlanacak” dedi.

Üyelerle daha yoğun ve verimli iletişim

Başkan Saka, Bu çalışmayla ALTO üyelerine ait bilgilere ihtiyaç duyan devlet daireleri ile protokol imzalanarak bilgi paylaşımının kolaylaşacağını, güncel üye bilgileri veri tabanı sayesinde üyelerle daha verimli iletişim sağlayarak, üyelerin Oda faaliyetlerine katılımlarını artıracaklarını belirtirken projenin ALTO üyelerine hayırlı olması temennisinde bulundu.

KUTU

ONLİNE UYGULAMALARLA BİLGİLERE ERİŞİM KOLAYLAŞACAK

– Borç sorgulama ve ödeme ile; Üyeler, ALTO web sitesi üzerinden üyelik aidatı borç sorgulaması yapabilecek, mevcut borç veya aidatlarını ödeyebilecekler.

– E-imzalı belge hizmetleri ile; Üyeler Oda Sicil Kayıt ve Faaliyet Belgeleri, Oda Sicil İhale Belgeleri, Ticari İkametgâh ve Meslekten Men belgelerini Oda’ya gitmeleri gerekmeden, elektronik imzalı olarak ALTO web sitesi üzerinden temin edebilecekler.

– Firma Sorgulama ile; ALTO üye veri tabanı çeşitli kriterlere göre web sitesi üzerinden sorgulanabilecek. İhtiyaç duyan her kurum ve kuruluşun kullanımına açık olacak.

– Ticaret Portalı ile; Proje kapsamında yapılacak bir diğer önemli çalışma olan ‘üye bilgi güncelleme çalışması’ile ALTO üyesi 1744 firma ile birebir görüşmeler yürüterek üyelerin bilgileri derleyip güncellenecek. Elde edilen bilgiler oluşturularak ticaret portalına İngilizce ve Türkçe olarak girilecek, firmaların yurt dışından üyelerle iletişime geçip ticari ortaklıklar kurmaları sağlanacak. ALTO web sitesinde Üye işletmelerin ürün ve faaliyet (alım, satım, üretim, ithalat, ihracat) bilgilerine yer verilerek ticari faaliyetlerin artırılmasına destek sağlanacak.

– E-bülten ile; ALTO faaliyetleri ve Aliağa hakkında haberlerin paylaşılacağı bir elektronik bülten hizmeti geliştirilecek.

– Medya takip sistemi ile; E-bülten içeriğini zenginleştirmek amacı ile ALTO’nun bir “medya takip sistemine” üyeliği gerçekleştirilecek. Yazılı basın, TV ve İnternet takibi sonucunda çıkan ALTO ve Aliağa ile ilgili haberler ve diğer ekonomi haberlerinin dijital ortamda geniş çaplı taraması yapılacak.